Jak prawidłowo przedsiębiorcy rozliczać mogą wykorzystywanie prywatnych aut do firmowych celów.
Ta właśnie ewidencja jest obowiązkowa w kilku przypadkach. Przede wszystkim wtedy, gdy będzie rozliczany samochód prywatny pracowników, przedsiębiorcy czy używany w oparciu o umowę najmu czy użyczenia. Ale od 1 kwietnia 2014 roku obowiązek ten będą też posiadali podatnicy, jacy będą chcieli odliczyć VAT w pełnej wysokości od wydatków na eksploatację i zakup. Wówczas kilometrówka musi być prowadzona po to, żeby mieć całkowitą kontrolę nad tym, gdzie pojazd jeździ, wykluczając tym samym korzystanie z niego w prywatnym celu. Regulacje prawne dokładnie określają, w jakim wymiarze i na jakich zasadach można będzie odliczyć koszty związane z pojazdem, zależne to między innymi będzie od liczby przejechanych pojazdem kilometrów – program do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Prowadzenie kilometrówki nie należy do jakiś skomplikowanych rzeczy, ponieważ przepisy w tej kwestii są w miarę czytelne i zrozumiałe. Prowadzić ją można ręcznie, a można się również wspomagać narzędziami informatycznymi. Dostępnych jest bowiem sporo różnych programów, zarówno płatnych jak i bezpłatnych, jakie mogą pomóc w prowadzeniu wszystkiego. system do rekrutacji przebiegu pojazdu program ułatwi w pierwszej kolejności zapisywanie wszystkich przejazdów i dokonywanych wydatków, a także automatyczne wyliczenie w oparciu o to kosztów dla księgowości – dodatkowe info. Czasami programy tego typu posiadają wręcz możliwość integracji z systemami księgowymi, dzięki czemu odpada konieczność przepisywania wszystkiego ręcznie.
Jedną z ważniejszych funkcjonalności, jaką powinien posiadać tego typu program, jest możliwość tworzenia zestawień przebiegu i poniesionych wydatków. Pożądane też by było, jeśli miałby on automatyczne pobieranie obowiązujących stawek, dzięki czemu nie będzie trzeba o tym myśleć, jeżeli ulegną zmianie.