technologie w biznesie

Recykling dokumentacji niearchiwalnej musi przebiegać w sposób określony na podstawie akceptacji dyrektora właściwego miejscowo archiwum

Dokumentacja niearchiwalna, są to akta, która posiada czasowe zastosowanie i po ustalonym czasie jej przechowywania jest niszczona. Tworzy inną kategorię od dokumentacji archiwalnej.

kosz
Autor: Quinn Dombrowski
Źródło: http://www.flickr.com
Ustalony okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej jest zróżnicowany na ustalone grupy kwalifikacyjne do wyznaczonego terminu jej archiwizowana i po tym okresie może zacząć się niszczenie dokumentów z zachowaniem ustalonych przez kodeks cywilny i karny terminów przeznaczenia dokumentacji czasowej. Także określone stopnie kwalifikacyjne dzielą papiery niearchiwalne na ustalone obszary, które wskazują na sposób i termin brakowania dokumentów określonych symbolami: „B”, „Bc” i „BE”. Symbol „B” oznacza kategorie archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, to znaczy archiwizowanej dokumentacji do okresu jej przedawnienia.

Więcej informacji – http://www.destroy.pl/oferta/utylizacja-i-recykling-dokumentow/

Dokumenty czasowe określone znakiem „B” z końcówką cyfry arabskiej, np. 5, 10, 25, jest to kategoria dokumentacji niearchiwalnej o czasowym znaczeniu użytkowym. Po określonym okresie jej przechowywania, którą ustala liczba arabska, jest niszczona. Trzeba jednak tu tej pamiętać, że termin jej przechowywania liczy się w całych latach kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku następnego do okresu jej wydania po koniec okresu jego

znak
Autor: Mark Morgan
Źródło: http://www.flickr.com

faktycznego zastosowana. Dokumentacja niearchiwalna określona symbolem „Bc” ma krótkoterminowe znaczenie praktyczne i po bezpośrednim upływie jej praktycznej przydatności jest dawana do zniszczenia.

Natomiast dokumentacja terminowa oznaczona znakiem „BE” z końcówką cyfry arabskiej, jest to dokumentacja, która po terminie archiwizowana, np. BE15 czyli po 15 latach archiwizowania jest poddawana ponownemu sprawdzeniu przez odpowiednią komisję mianowaną przez archiwum państwowe. Brakowanie dokumentów czasowych w państwowych i pozarządowych organizacjach może dokonywać się jedynie za akceptacją dyrektora miejscowego archiwum państwowego.

Organizacje w rękach prywatnych jak spółki, stowarzyszenia, organizacje pozarządowe, spółdzielnie itp. mogą zwracać się do archiwum państwowego o wydanie zgody dotyczącej brakowania dokumentacji. Brakowanie dokumentów musi być robione systematycznie raz w roku, a w przypadku małych archiwów czy składnic w miarę potrzeb – link. Po otrzymaniu zgody miejscowego archiwum państwowego, akty niearchiwalne należy przyszykować do recyklingu zablokowując przede wszystkim dostęp ludzi nieuprawnionych do informacji zamieszczonych w dokumentach. Recykling dokumentów powinien byś monitorowany przez profesjonalną komórkę nadzorującą zniszczenie dokumentów. Dokumenty zawierające dane osobowe, adresowe oraz ważne informacje mówiące o przedsiębiorstwie powinny przed przekazaniem ich na makulaturę, zostać usunięte (np. niszczarką).