technologie w biznesie

Jakiego rodzaju oprogramowanie będzie najlepsze przy wdrażaniu cyfrowego obiegu dokumentów

W wielu firmach na jakimś etapie wzrostu mogą się pojawić kłopoty z odpowiednim przepływem dokumentów. Jest ich coraz więcej, krążą pomiędzy biurkami i pracownikami, i robi się coraz większy bałagan. Przy takim modelu bardzo łatwo o zagubienie czy zniszczenie czegoś, co akurat będzie za kilka dni bardzo potrzebne. Rozwiązaniem tego problemu może być wdrożenie elektronicznego obiegu firmowych dokumentów. Wykorzystując takie rozwiązanie odnosi się mnóstwo korzyści.

Efematic

Autor: Efematic
Źródło: http://efematic.pl/

Przede wszystkim wszystkie dokumenty są przechowywane w formie cyfrowej, nie będzie więc ich oblania kawą, roztargania czy zgubienia. Poza tym po zeskanowaniu ma się do nich swobodny dostęp, więc każdy, kto potrzebuje i ma odpowiednie uprawnienia może ich używać, bez konieczności szukania u koleżanek z sąsiedniego pokoju. Następną zaletą elektronicznej archiwizacji jest wymuszenie odpowiedniej organizacji w firmie.

Jeżeli zasadą będzie, że każdy dokument przed schowaniem go do archiwum musi być przerobiony do postaci cyfrowej, to wymusza to na pracownikach to robiących odpowiednie działania. Dzięki temu inni pracownicy będą mieć dużo sprawniejszy dostęp do dokumentów, niż przy ich ręcznej obsłudze.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wiąże się z koniecznością inwestycji w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie. Podstawą są rzecz jasna wydajne skanery, ich wielkość należy dobrać do ilości dokumentów, które spływają do firmy, ale tak samo istotne będzie oprogramowanie do ich obsługi. Bardzo dobrze będzie się sprawdzał w takim charakterze system Kofax (kliknij odnośnik), jedno z najbardziej popularnych tego typu rozwiązań na świecie. Kofax posiada bardzo duże możliwości konfiguracji, dzięki czemu łatwo i prosto można go dostosować do większości firm. Zapewnia on skanowanie i obróbkę papierowych dokumentów zarówno w firmach mających jeden oddział, jak i wielooddziałowych, gwarantując obsługę bardzo dużej ich ilości. Zaawansowane narzędzia pozwalają na łatwą identyfikację rodzaju dokumentu, a poza tym mogą wykonać sporo operacji poprawiających jakość tego, co udało się zeskanować.