Jakiego rodzaju oprogramowanie będzie najlepsze przy wdrażaniu cyfrowego obiegu dokumentów
Przede wszystkim wszystkie dokumenty są przechowywane w formie cyfrowej, nie będzie więc ich oblania kawą, roztargania czy zgubienia. Poza tym po zeskanowaniu ma się do nich swobodny dostęp, więc każdy, kto potrzebuje i ma odpowiednie uprawnienia może ich używać, bez konieczności szukania u koleżanek z sąsiedniego pokoju. Następną zaletą elektronicznej archiwizacji jest wymuszenie odpowiedniej organizacji w firmie.
Jeżeli zasadą będzie, że każdy dokument przed schowaniem go do archiwum musi być przerobiony do postaci cyfrowej, to wymusza to na pracownikach to robiących odpowiednie działania.
Jeżeli ciekawi Cię omawiany artykuł oraz masz ochotę dowiedzieć się więcej na ten temat, to niewątpliwie pełny tekst okaże się tu niezwykle przydatny.
Dzięki temu inni pracownicy będą mieć dużo sprawniejszy dostęp do dokumentów, niż przy ich ręcznej obsłudze.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wiąże się z koniecznością inwestycji w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie. Podstawą są rzecz jasna wydajne skanery, ich wielkość należy dobrać do ilości dokumentów, które spływają do firmy, ale tak samo istotne będzie oprogramowanie do ich obsługi. Bardzo dobrze będzie się sprawdzał w takim charakterze system Kofax, jedno z najbardziej popularnych tego typu rozwiązań na świecie. [TKofax (idź do serwisu)fax] posiada bardzo duże możliwości konfiguracji, dzięki czemu łatwo i prosto można go dostosować do większości firm. Zapewnia on skanowanie i obróbkę papierowych dokumentów zarówno w firmach mających jeden oddział, jak i wielooddziałowych, gwarantując obsługę bardzo dużej ich ilości. Zaawansowane narzędzia pozwalają na łatwą identyfikację rodzaju dokumentu, a poza tym mogą wykonać sporo operacji poprawiających jakość tego, co udało się zeskanować.